Differenze fra Wedding ed Event Planner

Nonostante siano figure che esistano da diversi anni, c’è ancora la credenza che il Wedding Planner e l’Event Planner siano la stessa cosa. In realtà spesso chi si occupa di eventi si occupa anche di matrimoni e viceversa ma le due figure sono comunque distinte.

Significato del Wedding Planner

Il Wedding Planner è letteralmente il “pianificatore del matrimonio”: si occupa cioè di seguire il matrimonio dalla pianificazione logistica necessaria per il vostro evento (scelta delle location più adatte agli sposi) fino ai dettagli finali. Uno dei compiti più importanti del wedding planner sarà l’attenzione al vostro budget per l’evento, perciò tratterà con i vari fornitori scegliendo fra i migliori professionisti del settore quelli più adatti a voi, selezionerà delle location adatte alle vostre esigenze e monitorerà le scadenze dei pagamenti.
Per questo il professionista già dal primo colloquio conoscitivo vi chiederà quale sia il vostro budget, poiché potrà già da subito suddividerlo per le voci necessarie ad organizzare il matrimonio coprendo ogni dettaglio e far si che la preparazione del vostro evento proceda senza intoppi. Inoltre questa figura, con la sua esperienza, instaurerà con gli sposi una sintonia tale da diventare un consulente personale indispensabile.

Cosa fa un event planner

L’Event Planner è invece letteralmente il “pianificatore di eventi” ossia quella figura che può coordinare eventi e occasioni, pubblici o privati di diverso tipo, dalla manifestazione culturale all’evento aziendale e così via. Perciò l’event planner coordina le attività di altri professionisti coinvolti nell’evento (copy writer, grafici, designer per creare gli allestimenti, fioristi, decoratori, tecnici luci e audio video, e così via) curando anche l’ aspetto pubblicitario e comunicativo tramite i mezzi di comunicazione ed i social media.
Durante lo svolgimento dell’Evento, la figura di coordinamento è l’Event Manager (spesso è la stessa persona che svolge l’attività di Event Planner) che in quella giornata/serata gestisce il lavoro di speaker, performer, DJ, catering, fotografi, hostess e Stewart, video maker. L’event planner perciò analizza le richieste dei committenti, concordando budget, obiettivi, tempistiche e risorse per l’evento; si occupa dell’elaborazione del concept dell’evento, sceglie poi la location e si coordina con altri professionisti per renderla in linea con l’evento.
Se si tratta di eventi aperti al pubblico come fiere, sfilate di moda, eventi sportivi, iniziative di beneficenza, nuove aperture di locali, l’Event Planner si occupa anche della campagna promozionale e delle attività di marketing e comunicazione, dagli inviti alle locandine, dai comunicati stampa alle pubblicità tradizionali, alle comunicazioni on-line e tramite social.
Anche fra gli Event Planner perciò ci sono differenze: c’è chi si specializza in un settore particolare, chi organizza un evento in base alle esigenze del cliente, chi invece collabora all’interno delle strutture stabilmente; per questo ci può essere chi decide di svolgere solo la professione di Event Planner e chi affiancarla a quella del Wedding Planner per sfruttare al massimo la propria versatilità.

Quali sono le principali differenze fra le figure?

Non sui principi teorici di gestione (Planning appunto) che sono gli stessi, ma sulle applicazioni pratiche; ad esempio:
-il Wedding Planner di solito è contattato dalla coppia 18-12 mesi prima dell’evento (ma c’è anche chi si riduce a distanza più ravvicinata) e deve quindi instaurare anche un rapporto emotivo ed umano con gli sposi e le loro famiglie; l’event planner invece tratta con amministratori delegati delle aziende o con enti o con privati per dei periodi di tempo più ridotti (dal 6 mesi prima dell’evento a date anche più ravvicinate) e la componente emotiva è ridotta;
– il modo di porsi le proposte ed i consigli perciò saranno impostati in modo diverso dalle due figure;
– l’ event planner deve intendersi anche di comunicazione o avere conoscenze nel mondo della comunicazione (carta stampata, testate on line e così via) e pensare all’evento anche come una campagna pubblicitaria del suo cliente finale; questo aspetto invece è totalmente assente nel wedding.

Spero di averti aiutato a chiarire le idee, ma se vuoi avere maggiori informazioni su queste figure, o vorresti formarti come professionista nel settore wedding ed event contattami.

Fulvia